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Sistematización del Control de Documentos Académicos
Añadido el: 2012-10-22  
Autor: JUAN LUCIO SANTOS POVEDA
Luego de varios meses de preparación de la logística tecnológica, el Ing. Juan Santos, Coordinador de Gestión de Calidad, junto con el Ing. Carlos Aimacaña, Administrador de Sistemas y Portal Web, así como con la valiosa ayuda del Lic. Edwin Velasco, miembro del Departamento de Consejería Estudiantil coordinaron con el Dr. Cristóbal Chávez, Director Académico la implementación de una moderna metodología para facilitar el control de documentos académicos obligatorios dentro del marco de la Planificación estipulada para la actividad docente.

Este proceso ha tenido varias fases:

Planeación: Con la ayuda del Ing. Rubén Moyota, Jefe de Redes y Sistemas y con el contingente del Ing. Carlos Aimacaña, Administrador de Sistemas se determinó la factibilidad técnica para el uso del software Moodle como plataforma tecnológica para la implementación de una solución administrativa documental.

Implementación: Con el contingente del Lic. Edwin Velasco y del Ing. Juan Santos se procedió a coordinar con Dirección Académica un proceso de implementación que ha tenido varias fases, desde la capacitación básica en el uso de la plataforma a los docentes, hasta el uso de las herramientas de interactividad y retroalimentación a los Jefes de Área y al Dr. Cristóbal Chávez como Director Académico.

Resultados esperados: Se espera que con esta herramienta, se facilite en un 80% el control documental que debe realizar la Dirección Académica, a la vez que se promueve la conciencia ecológica de disminución en un 50% del uso de papel, gracias a lo cual se facilitan los procesos internos y se promueve el uso de las TIC´s como herramienta educativa, otro objetivo es lograr el 80% de la satisfacción del personal docente en cuanto al uso de este medio como herramienta de planificación.

Cave destacar la construcción de un Instructivo de trabajo para estandarizar el uso de la herramienta y la metodología y tiempos de trabajo, este documento se encuentra actualmente en su versión 04, ya que ha sufrido varios cambios importantes debido al gran interés de la Dirección Académica en lograr consensos con los docentes en cuanto a los tiempos y actividades a cumplirse, quedando un documento oficial para apoyar la claridad en lo estipulado por el Director Académico.




Auditoría Interna en la UESFN
Añadido el: 2012-03-14  
Autor: EDGAR JACINTO ESPINOZA BERNAL

Siendo la UESFN una institución que por tercera vez Certificó su Sistema de Gestión de Calidad, según los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001:2008, debe desarrollar el proceso de Auditoría Interna de Calidad a intervalos planificados.

Es necesario recordar que la Auditoría Interna es un proceso cuya responsabilidad parte del Rector (Alta Dirección), y se encuentra diseñado para proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la Institución. Tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de sus procesos y la eficiencia de su gestión, proponiendo a Rectorado las acciones correctivas pertinentes.


Por tal razón, se ha ejecutado lo establecido en el Plan de Auditoría Interna de Calidad en la UESFN, desde el martes 6 al martes 13 de marzo de 2012, en horas laborables.

PLAN DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

OBJETIVO: Verificar que los requisitos exigidos por el documento externo Norma ISO: 9001:2008 se encuentren implementados y se mantiene evidencia del cumplimiento en el Sistema de Gestión de Calidad de la UESFN.

ALCANCE: Auditoría de cumplimiento para las actividades que se desarrollan en el Sistema de Gestión de Calidad de la UESFN.

EQUIPO AUDITOR:

  • Auditor Líder: Ing. Juan Santos
  • Auditor 1: Ing. Xavier Bejarano
  • Auditor 2: Ing. Carlos Aimacaña
  • Auditor 3: Lic. Inés Rodríguez, Ms
  • Auditor 4: Lic. Leonel Molina (del Colegio Santa Marian de Jesús – Chone)
  • Auditor 5: Lic. Kleber García (del Colegio Santa Marian de Jesús – Portoviejo)

En la UESFN se realiza Auditorías Internas de forma regular para medir y monitorizar el funcionamiento de los procesos en la prestación del servicio educativo y que se han establecido en el Sistema de Gestión de Calidad.

Esto significa que el Equipo Auditor evalúa los procesos en las diferentes áreas tales como: Rectorado, Dirección Académica, Dirección de Pastoral, Dirección de Bienestar Estudiantil, Dirección de Gestión Humana, Dirección Financiera, Mantenimiento y Gestión de Calidad.

La Auditoría Interna a partir de la observación en el trabajo, proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e información concerniente a las actividades revisadas, verificando:
  • Si se planifica y desarrolla los procesos necesarios para la prestación del servicio educativo.
  • Si los controles establecidos por la UESFN son mantenidos adecuada y efectivamente.
  • Si los registros e informes reflejan las actividades actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada departamento u otra área, y si estos se están llevando fuera de los planes, políticas o procedimientos de los cuales la Auditoría es responsable.
  • Revisión de la fiabilidad e integridad de la información académica y administrativa y de los parámetros utilizados para identificar, medir, clasificar e informar sobre la misma.
  • Revisar los requisitos establecidos para asegurar el cumplimiento con aquellas políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones, que pueden tener un impacto significativo en las actividades e informes, y determinar si la institución los cumple.
  • Revisar las medidas de salvaguarda de activos y, cuando sea apropiado, verificar la existencia de los mismos.
  • Revisar las operaciones o programas para asegurar que los resultados son coherentes con los objetivos y las metas establecidas, y que las operaciones y programas han sido llevados acabo como estaba previsto.
  • Verificar la competencia y capacitación del personal de la UESFN.
  • Control adecuado del servicio no conforme.
  • Materiales y productos se han comprado a proveedores que han sido evaluados y calificados.
  • Verificando que las acciones correctivas y preventivas se han ejecutado y han sido efectivas.
  • Evidenciar que la Comunidad Educativa conoce y entiende la Política de Calidad.

 Los Auditores Internos son AUDITORES DE LOS PROCESOS, NO DE LAS PERSONAS.

Los Auditores Internos buscan pruebas que indiquen que estamos midiendo, monitorizando y MEJORANDO nuestro Sistema de Gestión de Calidad.



El resultado de la Auditoría Interna son los Hallazgos o No Conformidades detectadas en las áreas auditadas.
Como resultado de la Auditoría Interna en la UESFN, realizada en estos siete días, fueron detectadas varias No Conformidades en las diferentes áreas, así como también, se han establecido algunas Observaciones y Oportunidades de Mejora en ciertos procesos.

Los directores responsables de dichas áreas deben establecer un plan de acciones correctivas para eliminar las No Conformidades detectadas y sus causas.

Una Auditoría efectiva da como resultado una MEJORA y éxito continuos para nuestra institución.

Recordemos que el resultado de toda Auditoría es una OPORTUNIDAD para MEJORAR CONTINUAMENTE nuestro Sistema de Gestión de Calidad e INCREMENTAR la SATISFACCIÓN  de nuestros clientes.


Por medio del presente, a nombre del Equipo Auditor y del Representante de la Dirección, deseamos expresarles un sincero AGRADECIMIENTO a las Autoridades, Educadores Ignacianos, Personal Administrativo y de Mantenimiento, Padres y Madres de Familia y Estudiantes, por su preocupación, expectativa y principalmente por su VALIOSA COLABORACION Y PARTICIPACION en la ejecución de la AUDITORIA INTERNA.

El Sistema de Gestión de Calidad requiere que cada colaborador de la Unidad Educativa San Felipe Neri conozca y esté comprometido con la Política de Calidad, demostrándola en su trabajo diario.

Compañeros y Compañeras, colaboren y participen activamente,
¡ LOS NECESITAMOS !





Descubriendo el nuevo Planeta Evaluaris
Añadido el: 2012-01-30  
Autor: JUAN LUCIO SANTOS POVEDA
La Oficina de Gestión de Calidad junto con Gestión Humana, preocupada por la mejora continua en la realización del servicio de la Unidad Educativa "San Felipe Neri" diseñó encuestas que permitan conocer el desempeño de los docentes y los acompañantes, que son quienes están diariamente desde las aulas de clase compartiendo con los estudiantes sus vivencias y los nuevos aprendizajes.

El mantener la excelencia académica en nuestra institución, requiere el desarrollo de mecanismos que permitan mantener información continua sobre el progreso alcanzado en la consecución de la efectividad del proceso de enseñanza - aprendizaje, el mismo que necesita derecursos, metodología y principalmente el buen trato personal que emplean los docentes,de esto depende la dinamización de las horas de clase y el logro de aprendizajes significativos.

Actualmente con la carencia de valores en la sociedad, es fundamental que la institución se preocupe por proporcionar un acompañamiento constante a los estudiantes, siendo este uno de los pilares fundamentales en base a los que se desarrollan la Educación Jesuita, de ahí la importante labor que desarrollan los acompañantes de curso quienes motivan a los estudiantes y les ayudan a la resolución de conflictos tanto académicos como familiares, puesto que se constituyen en mediadores entre: las familias, docentes, autoridades y los mismos estudiantes,de ahí la necesidad urgente de conocer el desempeño de sus funciones con cada uno de los niveles bajo su responsabilidad.



Debido a la importancia de obtener datos reales, Gestión de Calidad creyó conveniente concientizar a toda la población estudiantil de la importancia de realizar una valoración del trabajo de los acompañantes y docentes para en base a ello emitir sus juicios de valor en la evaluación, para lo cual se diseñó un VIDEO ANIMADO, en el que se explica claramente el proceso y las indicaciones relevantes que deben tener en consideración para transmitir sus necesidades y sugerencias que permitan mejorar el servicio educativo en el "San Felipe Neri".

La Producción del video animado se lo realizó empleando las nuevas tecnologías de la comunicación, se basó en la animación FLASH de sistemas basados en WEB 2.0, que ofrecen múltiples ventajas incluidas la animación digital como forma de atraer al público objetivo.



La Oficina de Gestión de Calidad se encargó de organizar el STAFF de producción que incluyó: generación de libretos para contar la historia de EVALUARIS, un planeta conocido por sus experiencias en generación de evaluaciones, caracterización de los personajes en audio a cargo de Inés Rodríguez y Edwin Velasco quienes dedicaron varias horas a apropiarse de los personajes y lograr roles convincentes, animación y post producción de Juan Santos quién actuó como director de arte.

Ya para la ejecución, Carlos Aimacaña como director de Diseño y Desarrollo Web fue el encargado de montar y programar toda la infraestructura tecnológica de software para que los estudiantes pudieran realizar esta actividad evaluativa on - line en los Centros de Cómputo de la UESFN.





Luego de esta experiencia innovadora en EVALUARIS tenemos las siguientes conclusiones:
  • "Motivación del público objetivo (estudiantes) quienes aplaudieron la iniciativa de presentarles una imagen fresca y adecuada a sus intereses para una actividad que pudiera haber resultado rutinaria.
  • "La evaluación del desempeño docente y de los estudiantes es un paso significativo para lograr la excelencia académica.
  • "La Oficina de Gestión de Calidad impulsa actividades de evaluación y seguimiento basándonos en la práctica de la mejora continua y el MagisIgnaciano.





Asesoría de Calidad
Añadido el: 2012-01-30  
Autor: JUAN LUCIO SANTOS POVEDA
El pasado viernes 27 de enero de 2012 el personal de la Oficina de Gestión de Calidad conformada por Inés Rodríguez, Edgar Espinoza y Juan Santos emprendieron un viaje a la ciudad de Portoviejo, gracias a la cordial invitación de la Hna. Julieta Albán, Superiora - Rectora de la Unidad Educativa Santa Mariana de Jesús con sede en Portoviejo debido al logro de la Certificación ISO 9001:2008.



La relación con esta Unidad Educativa hermana nace debido a la afinidad que ha existido desde antaño entre las órdenes de Jesuitas y Marianitas común en nuestra labor educativa, tanto así que se nos solicitó en el mes de diciembre de 2011 la asesoría puntual en temas concernientes al cierre de hallazgos de la Auditoría Externa,con la meta de alcanzar la Certificación de Calidad.



La Sesión Solemne estuvo llena de orgullo, alegría y emoción por parte de los presentes; autoridades tanto internas a la orden religiosa como de la sociedad portovejense estuvieron para brindar su saludo y acuerdo de felicitación por tan importante logro alcanzado. El personal de la Institución Marianita no ocultaba su emoción, recordándonos la misma que sentimos hace más de 8 años cuando nuestra Unidad Educativa San Felipe Neri, alcanzaba la misma distinción gracias al esfuerzo de toda la comunidad educativa que había contribuido, creando un compromiso de difundir y de valorar el logro mantenido durante este tiempo, con la decisión del Padre Fernando Moyota, Rector de la UESFN el que nos ha animado para entregar de una manera eficaz nuestro contingente, logrando que se establezca una cultura de calidad.





Finalmente nuestro sentimiento de gratitud por la hospitalidad de la Hna.Julieta Albán para el personal de la Oficina de Gestión de Calidad que tuvo el honor de asistir a esta fiesta de la Calidad Educativa y reiterar nuestro compromiso de mejora continua para quienes requieran de nuestra asesoría de calidad.







Hoy es un buen día para empezar
Añadido el: 2012-01-24  
Autor: JUAN LUCIO SANTOS POVEDA
Hoy es un buen día para empezar a compartir el trabajo con nuestros compañeros de mantenimiento, iniciamos cerca de las 7:00 a.m. llegamos presurosos a la Jefatura de mantenimiento ya que estaban reunidos para organizar el trabajo arduo de la mañana, se mostraron algo nerviosos pero con mucha ansiedad por conocer cuál era el motivo de nuestra presencia y porqué estaríamos junto a ellos.

Explicamos brevemente que dentro de la planificación anual de la Oficina de Gestión de Calidad se encontraba el realizar un acompañamiento a los departamentos administrativos de la UESFN y debido al flujo de trabajo que tenía la Jefatura de Mantenimiento, el P. Fernando Moyota, S.J. Rector había dispuesto que los esfuerzos iniciales de esta labor se dedicaran a esta dependencia.



Se revisó brevemente la agenda del día y se nos explicó la metodología de trabajo que se había venido poniendo en práctica a partir del mes de enero del presente año, los miembros de la oficina se pusieron a las órdenes en función de las normativas internas que prevendrían de accidentes durante esta jornada tanto al personal de mantenimiento como a nosotros como visitantes.

La mañana transcurrió sin mayores novedades, nuestros compañeros de mantenimiento realizaron un efectivo trabajo de limpieza en las distintas oficinas, Iván Orozco como Jefe de Mantenimiento socializaba el formato consensuado con la Oficina de Gestión de Calidad para registrar la Verificación de Limpieza por Área  para garantizar la satisfacción de los clientes internos de cada dependencia.



Ha sido un honor vivir esta experiencia con nuestros compañeros, sobretodo porque nos ha permitido conocer un poco más a los que están tras cámaras y sobretodo su lado humano, que en muchas ocasiones nos dan grandes lecciones de entrega y sacrificio por nuestra Institución.

Con el ánimo enardecido por la grata experiencia y debido a lo agitado de la jornada nos despedimos con un agradable sabor a meta cumplida.






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